Tilbudsmodulet giver medarbejderen på farten, mulighed for at oprette tilbud. Fra Smartday Planner kan disse efterfølende konverteres til aktive projekter og endeligt udføres med historik hele vejen igennem processen.

Denne artikel beskriver arbejdsgangen igennem hele løsningen.

Denne del af tilbudsmodulet er især møntet på de af jer, der sælger “standard pakker” eller ønsker at gøre det. For hvorfor skulle sælger / montør starte fra bunder hver gang, hvis du allerede fra kontoret side kan beskrive hvilke varer i har på hylden. Gør det 1 gang, og spar tid i marken!

Tilbudsskabeloner fungerer på samme måde som “gentagende service skabeloner”. Så har du allerede arbejdet med disser er der ikke meget nyt at lære. Det er muligt at tilføje en projekt beskrivelse, angive fastpris, tilføje opgavelinier der indgår i tilbuddet og vedhæfte billeder og dokumenter af det der sælges.

Du finder tilbudsskabeloner under Administration, punktet

At oprette et nyt tilbud i marken, er lige så nemt som at oprette en normal opgave. Lige som normale opgaver starter processen fra kalenderens “ny opgave” . Herefter vælges en eksisterende kunde, eller oprettes en ny “potentiel” kunde (se mere under næste punkt) . Som ved normale opgaver kan man starte tidsregistreringen i hovedmenuen, og brugt tid vil som normalt fremgå på dagsseddelen.

Åbner man et tilbud, kan men nu se muligheden for at “Vælge en tilbudsskabelon”. Har man allerede lavet nogle faste pakker fra kontoret, er det blot at vælge skabelonen og afslutte opgaven. Ikke alle tilbud ens, så der er stadig mulighed for at starte uden brugen af en skabelon, eller rette i en eksisterende skabelon.

Uanset hvordan tilbuddet sættes sammen, resulterer det i en pdf kunden kan få tilsendt vi e-mail. (automatisk hvis man har notifikationsmodulet)

Det er også muligt at planlægge et kundebesøg fra kontoret. Det gøres lige så nemt som ved oprettelsen en almindelige opgaver. Eneste forskel er, at der vælges jobtype: “Tilbud” ved oprettelse. Herefter er det muligt at planlægge opgaven (personligt eller som puljeopgave), og den dukker op i Smartday Touch kalenderen. Herfra er processen den samme som ved tilbud oprettet i marken.

Tilbud er ikke meget andet en et projekt i en tidlig fase. Derfor finder du også tilbud i samme liste som projekter, blot med en anden status. For at kunne arbejde fokuseret på tilbud alene, har vi tilføjet et filter til kundesøgningen

Filteret giver dig følgende muligheder

Intet filter: Søgning på alt åbent arbejde, dvs. både tilbud og projekter, men ikke lukkede projekter

Salg (Tilbud): Søgning inkludere kun tilbud men kunder af alle typer

Arbejde: Søgning medtager kun Arbejde, ikke nogen tilbud

Lukket: Søger i lukkede projekter, hvis du har brug for at finde en gammel sag frem.

Ikke alle kunder er betalende kunder. Ofte er det en “potentiel” kunde man giver et tilbud. For at gøre dette meget tydeligt, har vi tilføjet en markering på kunden & Sted. Så er der ingen der kommer til at oprette opgaver til en kunde der endnu ikke har sagt “ja tak”.

Du kan altid finde det oprindelige tilbud frem i planen. Tilbuddet finder under fanen “Overblik”

Herfra er det muligt at printe, eller gemme tilbuddet som Pdf. Hvis du ønsker at gemme det i et andet system, eller gensende det til kunden.

Det er meget enkelt at konvertere et tilbud til et aktivt projekt. Har kunden sagt Ja! er der bare at ændre status til “aktiv”, et Nej vil betyde man ændre status til “Lukket”.

Er der tale om en “potentiel kunde” (se overstående) vil Smartday automatisk konvertere kunden til en rigtig kunde.

Så snart projektet er “Aktivt” kan du oprette projektopgaver (både fra Planner og Touch) som normalt.

Når det bliver tid tid at udføre opgaven jfr. tilbuddet. er der ikke nogen grund til at taste de samme linjer en gang til. Under Projektmappen har vi nu også tilføjet tilbudslinjerne. Herfra kan de enkelt kan tilføjes til opgaven:

Du kan selvfølgelig også se billeder og evt. tjeklister der måtte være påført tilbuddet. Med andre ord har manden i marken den fulde historik tilgængelig.

​

​